Nowy program wsparcia na 2025 r. daje pracodawcom możliwość częściowego pokrycia kosztów wynagrodzeń, gdy firma tymczasowo zmniejsza wymiar godzin pracowników. W praktyce chodzi o mechanizm, który pozwala utrzymać zatrudnienie przy obniżonej liczbie przepracowanych godzin — pracownik pracuje mniej, a pracodawca otrzymuje wsparcie, które zmniejsza obciążenie płacowe. Ten model przypomina wcześniejsze rozwiązania kryzysowe, ale ma też elementy pilotażowe, dzięki którym testuje się nowe zasady organizacji czasu pracy i rozliczeń. Program adresowany jest do przedsiębiorstw, które doświadczają krótkoterminowych trudności (np. spadek zamówień, sezonowość, przerwy technologiczne) i chcą uniknąć zwolnień.

Jak wygląda proces składania wniosku?

W praktyce mechanika wygląda następująco: pracodawca składa wniosek o wsparcie, uzasadnia potrzebę skrócenia godzin, uzgadnia z pracownikami nowy wymiar czasu pracy i otrzymuje środki na część wynagrodzeń za okres objęty programem. Kluczowe elementy to zakres wsparcia, kryteria wyboru przedsiębiorstw, wymagane dokumenty oraz obowiązki sprawozdawcze po zakończeniu okresu objętego pomocą. W niniejszym opracowaniu wyjaśniam krok po kroku, kto może skorzystać, jak obliczana jest kwota dofinansowania, jakie dokumenty przygotować oraz jakie korzyści i wyzwania wiążą się z takim rozwiązaniem.

Kto może skorzystać?

Program jest adresowany głównie do pracodawców, którzy wykazują krótkotrwałe spadki aktywności gospodarczej i chcą utrzymać zatrudnienie bez masowych zwolnień. W praktyce kryteria rekrutacji zwykle obejmują: minimalny i maksymalny rozmiar zatrudnienia, uzasadnienie ekonomiczne (spadek przychodów, sezonowość), brak zaległości wobec instytucji publicznych czy spełnienie warunków sektora objętego pilotażem. Dla mikrofirm warunki bywają łagodniejsze, natomiast większe przedsiębiorstwa mogą być objęte dodatkowymi ograniczeniami lub wymogami współfinansowania.

Ważne jest, że program przewiduje selekcję wniosków, dlatego dokumentacja powinna być kompletna i przekonująca. Niekiedy preferowane są branże szczególnie narażone na wahania (np. turystyka, gastronomia, mała produkcja). W ramach pilotażu organizator może wskazać listę priorytetową sektorów. Ostateczny wybór zależy od regulaminu naboru, ale ogólnie rzecz biorąc program wspiera rozwiązania umożliwiające utrzymanie miejsc pracy oraz adaptację przedsiębiorstwa do zmiennego popytu bez odchodzenia od zatrudnienia. Jeśli firma planuje ubiegać się o wsparcie, warto wcześniej skonsultować się z doradcą lub urzędem, by upewnić się co do spełnienia kryteriów i przygotować mocne uzasadnienie. Uzyskaj dotację z A1Europe.

Czym jest pilotażowy skrócony czas pracy?

Pilotaż to forma testu — w tym przypadku chodzi o próbną wersję mechanizmu ograniczenia wymiaru pracy połączonego ze wsparciem finansowym. Celem jest sprawdzenie, które rozwiązania organizacyjne i rozliczeniowe działają najlepiej w praktyce, zanim podobne reguły zostaną wdrożone na szeroką skalę. W pilotażu mogą uczestniczyć firmy z wybranych sektorów lub spełniające określone kryteria. Udział daje możliwość zdobycia środków i korzystania z uproszczonych procedur, często z dodatkowymi wsparciami szkoleniowymi lub doradczymi.

Dla pracodawcy uczestnictwo w pilotażu to okazja do przetestowania elastycznych modeli pracy, na przykład skróconych zmian, rotacji personelu czy elastycznego harmonogramowania. Dla pracownika z kolei może to oznaczać krótszy czas pracy przy zachowaniu części wynagrodzenia dzięki wypłatom z programu. Pilotaż pozwala też na zebranie danych — ile miejsc pracy udało się utrzymać, jak zmieniła się produktywność, jakie koszty poniosła firma. Te informacje są następnie analizowane i służą do ewentualnego sformułowania bardziej trwałych rozwiązań prawnych i finansowych.

W praktyce pilotaż wymaga ścisłego raportowania oraz gotowości do audytu. Firmy powinny przygotować instrukcje wewnętrzne opisujące nowy wymiar czasu pracy, aneksy do umów o pracę lub porozumienia z pracownikami oraz system ewidencji godzin. Udział warto traktować nie tylko jako dostęp do pieniędzy, ale też jako inwestycję w wiedzę organizacyjną, która może przynieść korzyści długoterminowe.

Jak obliczana jest kwota dofinansowania?

Kwota wsparcia zwykle uzależniona jest od kilku parametrów: procentu wynagrodzenia objętego pomocą, liczby godzin skróconych, okresu wsparcia oraz liczby pracowników objętych programem. Przykładowy schemat: organ przyznaje dofinansowanie pokrywające określony procent wynagrodzenia za godziny niewykonane przez pracownika (np. 50–80%), przez ustalony czas (np. 3–6 miesięcy). W praktyce instytucja finansująca może określić maksymalną miesięczną kwotę na jednego pracownika. Dodatkowo wymagane są dokumenty potwierdzające obecne koszty pracy, by uniknąć nadużyć.

Przykład wyliczenia: firma zmniejsza wymiar pracy o 20% dla pracownika z pensją 4000 zł brutto. Jeśli system przewiduje dofinansowanie w wysokości 60% wynagrodzenia za skrócony czas, to pomoc miesięczna na tego pracownika wyniesie 0,20 4000 0,60 = 480 zł. To uproszczony model — w praktyce trzeba uwzględnić składki, zasady rozliczeń i ewentualne limity. Firmy mogą też otrzymać wsparcie na część kosztów pośrednich, jeśli regulamin na to pozwala.

Warto pamiętać o dokumentacji: kalkulacje powinny być przejrzyste, a ewidencja godzin prowadzona rzetelnie. Organizatorzy często żądają porównania sytuacji przed i po wprowadzeniu skróconego czasu pracy oraz raportów okresowych potwierdzających rzeczywiste wykorzystanie środków.

Jak złożyć wniosek? Procedura krok po kroku

Przygotowanie wniosku zaczyna się od sprawdzenia aktualnego ogłoszenia naboru i regulaminu. Dokumenty zwykle są dostępne na stronach instytucji prowadzącej projekt. Następnie firma gromadzi dowody uzasadniające konieczność zastosowania mechanizmu — zestawienia spadków przychodów, prognozy sprzedaży, harmonogramy produkcji. Kolejny krok to przygotowanie formalnych załączników: lista pracowników objętych zmianą, aneksy lub wzory porozumień z pracownikami, kalkulacja kosztów oraz plan działań i monitoringu.

Wniosek składa się elektronicznie przez dedykowany system lub papierowo, jeśli regulamin to przewiduje. W formularzu należy dokładnie określić okres wsparcia, wymiar skrócenia godzin oraz oczekiwaną kwotę dofinansowania. Ważne jest, by zawrzeć informacje o ryzykach i sposobach minimalizowania negatywnych skutków reorganizacji czasu pracy. Po złożeniu wniosku następuje ocena formalna i merytoryczna. Jeśli wszystko jest w porządku, organizator podpisuje umowę o dofinansowanie z warunkami realizacji i raportowania.

W praktyce warto angażować dział księgowości i prawnika już na etapie przygotowania dokumentów, by uniknąć braków formalnych, które wydłużają procedurę. Konsultacje z doradztwem zawodowym lub urzędami pracy często pomagają zoptymalizować wniosek i zwiększyć szanse powodzenia.

Jakie dokumenty są niezbędne przy składaniu wniosku?

Najczęściej wymagane są:

- dane przedsiębiorstwa (NIP, REGON, forma prawna),

- wykaz pracowników objętych zmianą i ich umowy o pracę,

- harmonogram skróconego czasu pracy,

- kalkulacja kosztów i oczekiwana kwota wsparcia,

- uzasadnienie ekonomiczne (np. porównanie przychodów),

- oświadczenia o braku zaległości wobec ZUS/US (jeśli wymagane),

- dokumenty potwierdzające zgodę pracowników (aneks lub porozumienie).

Dodatkowo organizator może wymagać dokumentów finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat, czy raport kasowy. Gromadzenie kompletu na etapie przygotowania oszczędza czas i minimalizuje ryzyko odrzucenia wniosku z przyczyn formalnych.

Jakie są terminy naboru i etapy rozpatrywania wniosków?

Terminy określa regulamin naboru. Zwykle proces wygląda tak: ogłoszenie naboru, przyjmowanie wniosków do 15 września, ocena formalna (kilka dni–kilka tygodni), ocena merytoryczna (kilka tygodni), podpisanie umów i rozpoczęcie wypłat. Czas od złożenia wniosku do decyzji może wynosić od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od liczby zgłoszeń i dostępności środków. Po podpisaniu umowy przedsiębiorstwo musi realizować projekt zgodnie z harmonogramem i raportować postępy.

Jakie obowiązki ma pracodawca?

Pracodawca otrzymujący wsparcie musi prowadzić szczegółową dokumentację. To oznacza ewidencję czasu pracy dostosowaną do nowego wymiaru godzin, listy płac, dowody wypłat dofinansowania, oraz raporty okresowe wymagane przez organizatora. Kontrole mogą obejmować weryfikację zgodności z umową, sprawdzenie, czy środki przeznaczono na cele opisane we wniosku, oraz analizę zgodności zapisów w umowach z pracownikami. Niedopełnienie obowiązków może skutkować koniecznością zwrotu części lub całości otrzymanej pomocy.

W praktyce warto wdrożyć procedury wewnętrzne — np. szablony aneksów, standardy ewidencji godzin i checklisty dokumentacyjne. Szkolenia dla kadry HR i księgowości z zasad raportowania minimalizują ryzyko błędów. Przygotowanie na audyt to nie tylko zabezpieczenie przed sankcjami, lecz także możliwość szybkiego wykazania efektywności programu. W razie wątpliwości opłaca się skontaktować z instytucją prowadzącą, by uzyskać interpretację konkretnych zapisów umowy.

Organy kontrolne zwracają uwagę na trwałość zatrudnienia po zakończeniu wsparcia. Dlatego w dokumentacji dobrze opisać plany powrotu do pełnego wymiaru pracy i działania naprawcze, które mają doprowadzić do odbudowy przychodów i stabilizacji zatrudnienia.

Jak wpływa na wynagrodzenia i składki ZUS?

Wprowadzenie skróconego wymiaru zwykle wiąże się z proporcjonalnym obniżeniem wynagrodzenia pracownika, chyba że umowa lub porozumienie przewiduje inne zasady. Dofinansowanie z programu ma za zadanie pokryć część utraconego przychodu pracownika lub obciążenia pracodawcy z tytułu wynagrodzeń za godziny niewykonane. W praktyce księgowa musi poprawnie zaksięgować środki otrzymane z tytułu dofinansowanie do skróconego czasu pracy — sposób ujmowania może wpływać na podstawę opodatkowania i składki ZUS, w zależności od interpretacji przepisów i wytycznych instytucji finansującej.

Z punktu widzenia ZUS, składki są zwykle naliczane od faktycznie wypłacanych wynagrodzeń; dofinansowanie może być traktowane jako przychód pracodawcy lub jako dopłata celowa i różnie się ciągną skutki podatkowe. Dlatego przed podpisaniem umowy warto skonsultować się z księgowym. Niektóre programy przewidują, że dofinansowanie nie podlega składkom lub ma specjalny sposób rozliczenia — to wszystko musi być jasno opisane w regulaminie i umowie.

Dla pracownika ważne jest, by znać wpływ zmian na wynagrodzenie netto. W praktyce obniżony wymiar pracy i częściowe rekompensaty mogą oznaczać mniejsze wpływy na rękę, ale pozwalają uniknąć utraty zatrudnienia. Firma powinna jasno komunikować te zmiany, by zachować przejrzystość i zaufanie załogi.

Przykłady zastosowania - krótkie kalkulacje dla firm?

Przykład 1 — mała firma usługowa (10 pracowników): Firma doświadcza 25% spadku zamówień na 4 miesiące. Decyduje się na skrócenie czasu pracy o 20% dla 8 pracowników. Jeśli średnia pensja brutto to 3500 zł, a program pokrywa 60% wynagrodzenia za godziny niewykonane, miesięczne wsparcie na pracownika wynosi 0,20 3500 0,60 = 420 zł. Dla 8 pracowników to 3360 zł miesięcznie; przez 4 miesiące suma wsparcia wyniesie 13 440 zł. Dzięki temu firma zmniejsza koszty bez zwalniania pracowników, zyskując czas na odbudowę zamówień.

Przykład 2 — zakład produkcyjny (50 pracowników): W związku z przerwą technologiczną firma planuje krótsze zmiany przez 2 miesiące. Program umożliwia dofinansowanie do 70% wynagrodzenia za niewykonane godziny. Gdy średnia pensja brutto to 4500 zł, a wymiar pracy skracany jest o 30%, wsparcie na jednego pracownika = 0,30 4500 0,70 = 945 zł. Dla 20 pracowników objętych zmianą to 18 900 zł miesięcznie. Taka kwota znacząco odciąża budżet firmy i upraszcza reżim finansowy przy przerwie produkcyjnej.

Te przykłady pokazują, że nawet stosunkowo niewielkie procenty dofinansowania mogą przynieść wymierne korzyści. Kluczem jest przeprowadzenie kalkulacji przed złożeniem wniosku i przekonanie się, czy program pokrywa znaczną część kosztów.

Jak mierzyć efekty i kiedy wyciągać wnioski?

Efekty programu najlepiej mierzyć za pomocą kilku wskaźników: liczba utrzymanych etatów, zmiana kosztów pracy, wydajność na osobę, poziom rotacji pracowników, oraz wskaźniki finansowe (przychody, marża). Okres pilotażowy daje świetną okazję do porównania wyników przed programem i po. Przydatne są też badania satysfakcji pracowników — skrócenie czasu pracy wpływa nie tylko na finanse, ale też na motywację i dobrostan załogi.

Analiza powinna być prowadzona co najmniej w trzech punktach czasowych: przed wdrożeniem, w trakcie trwania wsparcia oraz kilka miesięcy po jego zakończeniu. To pozwala ocenić trwałość efektów, czyli czy firma wróciła do wcześniejszego poziomu działalności i czy miejsca pracy pozostały utrzymane. Na podstawie wyników warto wyciągać wnioski dotyczące procesów produkcyjnych, planowania zamówień czy polityki zatrudnienia. Jeśli program okaże się skuteczny, elementy pilotażowe można wdrożyć na stałe jako narzędzie zarządzania ryzykiem.

Podsumowanie

Program z 2025 r. oferuje realne wsparcie dla przedsiębiorstw potrzebujących elastycznych rozwiązań w zakresie organizacji czasu pracy. Dzięki mechanizmowi można ograniczyć koszty bez konieczności zwalniania pracowników, a pilotażowa formuła pozwala testować innowacje organizacyjne. Kluczowe są: poprawne przygotowanie wniosku, rzetelna dokumentacja i systematyczne raportowanie oraz jasna komunikacja z załogą.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na skrócenie czasu pracy?

Tak — zmiana wymiaru zwykle wymaga porozumienia lub aneksu do umowy. W niektórych sytuacjach dopuszczalne są rozwiązania jednostronne, ale to rzadkie i zależne od prawa pracy.

Czy dofinansowanie wpływa na podatki i ZUS?

To zależy od regulaminu programu i interpretacji przepisów; warto skonsultować się z księgowym przed podpisaniem umowy.

Jak długo trwa procedura rozpatrzenia wniosku?

Zwykle od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od liczby zgłoszeń i dostępności środków.

Co się stanie, jeśli dokumentacja będzie niekompletna?

Brak dokumentów może spowodować odrzucenie wniosku lub konieczność uzupełnienia, a także opóźnić wypłatę środków.

Czy pilotaż oznacza ryzyko zwrotu środków po kontroli?

Tak — jeśli organizator stwierdzi niezgodność z umową, może żądać zwrotu całości lub części dofinansowania.

Skrócony czas pracy daje firmom możliwość przetrwania trudniejszych okresów bez drastycznych redukcji zatrudnienia. Pilotażowa forma umożliwia testowanie rozwiązań przy wsparciu finansowym, a rzetelna ewidencja i komunikacja z pracownikami zwiększają szanse na sukces. Jeśli planujesz aplikować — przygotuj kalkulacje, porozmawiaj z księgowym i działem HR oraz skonsultuj wniosek z doradcą, by wykorzystać nadchodzącą dotację jak najlepiej.